Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Hiện nay, không chỉ có các cơ quan nhà nước mới có bộ phận phụ trách hành chính văn thư, mà ngay cả các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội cũng cần sử dụng đến nguồn cán bộ văn thư lưu trữ có chuyên môn. Nếu bạn còn thắc mắc Nhân viên văn thư lưu trữ là ai? Công việc của một văn thư lưu trữ là gì? Ngành văn thư lưu trữ cần những tố chất nào? Thì hãy tham khảo bài viết này.

I. Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ Là Ai?

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, nhân viên văn thư lưu trữ là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị. Trong một số cơ quan doanh nghiệp, nhân viên văn thư cũng là người quản lý tài sản, hồ sơ nhân sự của công ty,… Nói chung văn thư hành chính là người thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

II. Các Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Như đã đề cập, nhân viên văn thư lưu trữ là người thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Cụ thể từng công việc như sau:

1. Quản lý văn bản nhận – truyền đi:

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người làm văn thư đó là quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày phải tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan.

Người công tác vị trí văn thư có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại.

2. Quản lý tài sản của công ty:

Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty. Vào cuối mỗi tháng sẽ báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua.

Bên cạnh đó, văn thư cũng là người theo dõi, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng. Lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng, để có thể mua thêm và bổ sung đúng lúc, giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự:

Lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc, họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.

4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

Mỗi tháng chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, người công tác văn thư sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.

5. Làm nhiệm vụ lễ tân:

Trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty. Bên cạnh đó, cũng là người tiếp nhận các cuộc gọi của khách hàng, xử lý vấn đề và truyền tải lại thông tin cho cấp trên hoặc bộ phận liên quan.

III. Tố Chất Trở Thành Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ?

• Ý thức tổ chức kỷ luật và tác phong công nghiệp, tỷ mỷ, chính xác, tuân thủ các quy định về bảo mật;
• Tính trung thực, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và say mê với công việc;
• Tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao trước tập thể, pháp luật và chấp hành tốt các nội quy, quy chế tại nơi làm việc;
• Luôn có ý thức vươn lên và sẵn sàng đảm nhiệm các công việc được giao…

IV. Các Hình Thức Đào Tạo Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị đào tạo Trung cấp Văn Thư Lưu Trữ, với mỗi đơn vị sẽ thiết kế đa dạng các hình thức đào tạo. Nhưng có 2 hình thức đào tạo được nhiều trường áp dụng nhất hiện nay: hình thức đào tạo chính quy tập trung và hình thức đào tạo online từ xa:

1. Hình thức đào tạo chính quy tập trung:

• Thời gian: Học vào buổi tối cuối tuần.
• Địa điểm: Học tại cơ sở đào tạo.

2. Hình thức đào tạo online từ xa:

• Phương pháp học: Tự học.
• Thời gian và địa điểm: Với hình thức học online từ xa, học viên được linh động thời gian và địa điểm học tập, có thể học mọi lúc mọi nơi, không cần đến trường.

V. Hỗ Trợ Tư Vấn:

Quý anh chị/bạn đọc cần thêm thông tin ngành Trung cấp văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ:

Trung Tâm Tuyển Sinh Hướng Nghiệp

• Hotline: 0888 013 000 – 0286 686 6226
• Zalo: 0888 013 000 ( Tuyển Sinh Đào Tạo )
• Email: tuyensinhhuongnghiep.edu@gmail.com
• Website: tuyensinhhuongnghiep.edu.vn
• Địa chỉ: 41 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TPHCM

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng,